Ordinær generalforsamling d. 29/4 2025

Referat af ordinær generalforsamling for Ejerforeningen Erik Ballings Vej, afholdt 4 d. 29. april 2025 i Medborgerhuset, Valgårdsvej 4, 2500 Valby

 

Fremmøde
På Generalforsamlingen var repræsenteret:

 

Repræsenterede lejligheder: 18 ud af 18 heraf 6 ved fuldmagt

Repræsenterede fordelingstal: 1000 ud af 1000, min. krav 1/5

 

Dagsorden

• Valg af dirigent

 

Bestyrelsen indstillede Bjarne Skøtt Jensen, ejerforeningens advokat, som dirigent og blev valgt med 17 stemmer for og 1 stemme imod.

 

 

Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt til afholdelse d. 29. april 2025, og at generalforsamlingen er beslutningsdygtig. 

 

2) Valg af referent

 

Anthon Falkenstrøm Tougaard fra 4B 2.tv blev enstemmigt valgt som referent.

 

3) Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år v/ Formand Sidse Hogan Klarlund

 

Årsberetning 2025 – E/F Erik Ballings Vej 4

 

Bestyrelsen har i foreningsåret været optaget af mange forskellige emner – både planlagte

og uforudsete. Flere større sager har krævet grundigt forarbejde og prioritering undervejs.

Samtidig har der været bevægelse i ejerkredsen, hvor to nye familier er flyttet ind. Vi byder

dem varmt velkommen og glæder os over, at fællesskabet i foreningen fortsat udvikler sig.

 

Energimærke forbedret fra C til B

Ejendommen har i årets løb fået opdateret sit energimærke fra C til B. Gennemgangen blev

foretaget af Norca, som også har bistået foreningen med anden teknisk rådgivning. Det nye

mærke betyder, at bygningens energieffektivitet er forbedret.

 

Projekt om ny mur – sat i bero

Bestyrelsen har i årets løb arbejdet videre med planerne om at opføre en ny mur mod

naboejendommen. Der er gennemført flere møder sammen med naboen, samt rådgiver PKP,

hvor forskellige løsningsforslag er blevet drøftet – herunder valg af materialer og tekniske

krav såsom fugtspærring og statikberegninger.

 

På grund af stigende omkostninger, som overstiger den ramme, der tidligere er godkendt af

generalforsamlingen, samt behovet for at prioritere brandsikring, har bestyrelsen valgt at

sætte murprojektet i bero. Denne beslutning er naboen indforstået med. Samarbejdet med

naboen har været positivt og konstruktivt, og der er enighed om, at projektet kan

genoptages, når der er økonomisk råderum hertil.

 

Brandsikring af ejendommen

Brandsikring har været årets største og mest krævende indsatsområde. Flere

brandrapporter har vist, at ejendommen på flere punkter ikke lever op til gældende regler –

blandt andet ift. brandtætninger, adgangsveje og opbevaring.

 

Bestyrelsen har i årets løb arbejdet for at få overblik over, hvilke krav der gælder, og

hvordan vi bedst muligt kan efterleve dem. Der er blevet indhentet rådgivning fra både

brandkonsulenter (DBI og Norca), forsikring, advokat og entreprenører. Det har resulteret i

en samlet plan for brandsikringen, som lægges frem for generalforsamlingen, sammen med

forslag til vedtægtsændringer og en lånefinansieret løsning, der gør det muligt at igangsætte

arbejdet uden at forhøje fællesbidraget.

 

Påbud om opbevaring i loftsrum

Som følge af brandrapporterne har det været nødvendigt at udstede påbud til ejere af 2. sals

lejligheder om at fjerne opbevaring i loftrummene. Loftsrummene er ikke udført som

brandceller og må derfor ikke anvendes til opbevaring.

Beslutningen er truffet på baggrund af både teknisk og juridisk rådgivning. Påbuddene er

generelt blevet taget godt imod, men én ejer har udtrykt uenighed og har klaget.

Bestyrelsen har tilstræbt en gennemsigtig og ordentlig proces, og valgt at følge anbefalinger fra

foreningens advokat.

 

Elevatorservice

Efter evaluering af eksisterende aftaler har foreningen skiftet til Hovedstadens

Elevatorservice, som tilbyder bedre pris og vilkår. Der er gennemført nødvendige

reparationer, og vi har samtidig gjort det lettere for beboere at komme i kontakt ved fejl på

elevatorerne.

 

Parkering og Q-Park

Ejerforeningens parkeringspartner City Parkering blev sidste overtaget af Q-Park. Dette

skifte har efter lidt opstartsvanskeligheder vist sig bedre end tidligere. Overgangen til

elektronisk nummerpladeregistrering fungerer godt og letter administrationen for alle

parter.

 

Fibernet

TDC har installeret fibernet i ejendommen, og beboere som har tilvalgt installation af

fibernet har nu mulighed for at tilkoble sig med individuelle abonnementer. Arbejdet har

været længe undervejs, men forbindelserne er nu aktive.

 

Vedtægtsændring: §5.4 udgår

• 5.4 i vedtægterne om tidsbegrænset fremleje udgår, da vedtægten ikke blev enstemmigt

vedtaget i 2015. Dette har foreningen i årets løb fået bekræftet gennem juridisk rådgivning.

Ejere er orienteret om at paragraffen udgår i det materiale, som er omdelt til

generalforsamlingen.

 

Tak til Peter og Bendt

Peter Væver har i år valgt at træde ud af bestyrelsen efter mange års ihærdig indsats som

kasserer. Peter har sørget for, at foreningens økonomi har været drevet med stor rettidig

omhu, hvilket bestyrelsen på vegne af foreningen gerne vil takke mange gange for. Peter har

desuden oplyst, at han ønsker at overgive stafetten som administrator indenfor en kortere

årrække, hvorfor bestyrelsen vil starte arbejdet op med at finde en ny administrator.

Bendt Petersen trådte til i en periode, hvor der var behov for ekstra hænder og afslutter nu

sin periode. Bestyrelsen takker begge for deres bidrag og indsats.

 

Opfordring til at stille op

Bestyrelsen opfordrer alle interesserede til at stille op til bestyrelsen – enten som medlem

eller suppleant. Der ligger flere opgaver foran os, særligt ifm. brandsikring og vedligehold.

Med afgående medlemmer er der behov for nye kræfter, der vil være med til at sikre en

stabil og fremadrettet drift af foreningen.

Bent Frisk har været suppleant for Ejerforeningen i Valby Lokaludvalg. Han vil ifm.

Generalforsamlingen i år, træde tilbage fra sine tillidshverv som suppleant. I samme

forbindelse træder han tilbage som suppleant. Skulle der være en af jer, som har lyst til at

tage posten i stedet for Bent. Såfremt at det er tilfældet må I gerne melde det til mig inden

fredag.

 

Tak for ordet

Sidse Klarlund Hogan

Formand E/F Erik Ballings Vej 4

 

4) Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsregnskab 2024 (1. januar-31.januar) og status med påtegning af revisor v/ administrator Peter Væver

 

Peter Væver gennemgik årsregnskabet for 2024, herunder noter til regnskabet.

Årsregnskabet er påtegnet af revisor uden bemærkninger

 

Foreningen har holdt budgettet 2024 og der har ikke været væsenlige udsving. Midler afsat til mur er ikke blevet brugt i året, da mur-projektet er sat i bero. Pengene er derfor tilbageført til grundfonden.

El-forbruget er mindre i 2024 end forrige år, men renovations udgifterne kommer til at stige.

Administrationsomkostningerne er faldet i 2024, som primært skyldes at vi ikke har afholdt nogen jubilæumsfest i 2024.

 

Der har været stigende indtægter fra parkering i 2024.

 

Der er overskud på regnskabet i foreningen.

 

Bankindestående og grundfonden er stort set det samme beløb og grundfonden er derfor likvid.

 

Spørgsmål: Påtager entreprenøren sig ikke ansvaret for problemerne med brandsikringsproblemet?

Svar: Der er ikke noget at gøre, når ejerforneingen ikke opdager det i tide.

Regnskabet for 2024 blev enstemmigt godkendt

 

5) Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende år 2025 v/ administrator Peter Væver

 

Bidraget bliver det samme som for 2024

I 2025 vil der bliver brugt penge på udbedring af brandsikring og konsulentbistand. Bestyrelsen forventer at fælleslån bliver nødvendigt formentlige i 2026. Renter og afdrag bliver indregnet i den almindelige drift og vil ikke medføre en stigning i fællesbidraget.

Budgettet for vicevært bliver mindre end i 2024, fordi vi ikke har nogen hovedrengøring.

 

Administration gebyr er blevet sat lidt ned af administratoren selv, da han ønsker at stoppe efter inden for et par år og arbejdsbyrden er blevet mindre.

 

Budgettet for 2025 blev enstemmigt godkendt

 

6) Valg af medlemmer til bestyrelsen

- Sidse Klarlund Hogan blev genvalgt som formand for 2 år.

 

• Poul Kolind Thomsen blev valgt som nyt medlem for 2 år.

 

• Anthon Falkenstrøm Tougaard blev valgt som nyt medlem for 2 år.

 

Bestyrelsen for ejerforeningen består af Sidse Klarlund Hogan, Poul Kolind Thomsen og Anthon Falkenstrøm Tougaard.

 

7) Valg af suppleanter til bestyrelsen

 

Ingen stillede op til at være suppleant på generalforsamlingen.

Hvis et bestyrelsesmedlem vælger at træde ud af bestyrelsen vil det kræve en ny generalforsamling, da der er ingen suppleanter til at træde til. Bestyrelsen skal bestå af 1 formand og minimum 2 bestyrelsesmedlemmer.

 

8) Valg af revisor

 

Revisor René Frimand blev enstemmigt genvalgt som revisor.

 

9) Valg af administrator

 

Peter Væver er villig til genvalg, men ønsker at overdrage administrationsposten inden for de næste par år.

 

Peter Væver blev enstemmigt genvalgt som administrator.

 

10) Behandling af indkomne forslag

Beboerforslag fra Peter Hviid

Forslag om at resultatet af stemmeafgivningen for forslag 2 bliver noteret i referatet fra

Generalforsamlingen på ejerniveau, så vi har fuldt overblik over hvem der har stemt for, stemt imod, stemt blankt eller ikke deltaget i afstemningen, både i forhold )l stemmer og fordelingstal.

 

Dirigenten konstaterede ifølge vedtægternes paragraf 16.1, at han afgør alle spørgsmål vedrørende forslagenes behandlingsmåde og stemmeafgivning. Dirigenten spurgte ved generalforsamlingen om der var nogle indvendige mod at opgøre stemmer i referatet på lejlighedsniveau. Der var flere tilstedeværende, som opponerede mod at få opgjort deres stemme på lejlighedsniveau.

Henholdt vores vedtægter bestemmer dirigenten, at der ikke skal stemmes om hvorvidt det skal noteres i referatet om hvem der der på ejerniveau har stemt for, imod eller blankt.

Dirigenten besluttede, at det ikke vil blive noteret i referatet hvem der på ejerniveau har stemt for, imod eller blankt.

Grundet forslagsskrivelsen blev det af generalforsamlingen drøftede om forslag 2 om vedtægtændring kræver enstemmighed eller ej.

Dirigenten konstaterede at der ikke skal være enstemmighed, men 2/3 flertal er nok for vedtægtændringer.

 

Dirigenten beskrev at det er op til ejer, at søge krav på erstatning, hvis man føler at man er blevet stillet andet i udsigt angående brugsretten af loftsrummene. Det er i så fald ejerforeningen man stævner.

 

 

 

Drøftelse af bestyrelsens forslag 1 og 2. ang. brandsikringsplan, vedtægtsændring, loftrummene og brandceller

 

Formanden anerkender er det er en omtålelig og skuffende situation for beboerne på 2.sal om at ejerne ikke kan have oplag på loftsrummene. Bestyrelsen har lagt vægt på at varetage ejerforeningens fællesinteressere og bestyrelsens forslag bygger på at drive foreningen sundhedsmæssigt forsvarligt og at vi skal tage brandrapporterne meget alvorligt.

Det blev konstateret at loftrummene og kælderrummene er ikke en del af fordelingstallene. Alle 18 lejligheder har et kælderrum.

 

Det er ikke muligt med oplag på loftet idet, at loftrummene ikke er brandceller og ikke har været det siden bygningen blev opført i 2003.

Spørgsmål: Forundring om Norcas gennemgang af loftrummene. Må man have oplag på loftrummene, hvis der ikke er noget ventilationsanlæg?

Svar: Desværre ikke, da ingen loftrum er brandceller. Der må kun være ventilationanlæg og ikke oplag.

 

Formanden gennemgik bilag A i detaljer.

 

Det er ikke en del af den fremlagte brandplan, at gøre loftsrummene om til brandceller. Derfor fremgår løsningen af punkterne 1.1.1.a. og 1.1.1.b. vedrørende oplag på lofter, som en   vedtægtsændring.

 

Bestyrelsen har undersøgt, hvad det forventligt ville koste at få lavet loftsrum om til brandceller. Overslaget lød på ca. kr. 200.000 pr. loftrum (6 loftsrum i alt). Idet at lofterne aldrig har været brandceller, har den ret til opbevaring, som blev givet i vedtægterne i forbindelse med ejerforeningens stiftelse, aldrig været i overensstemmelse med bygningsregulativet.

 

Det blev drøftet, hvilken påvirkning det ville have, såfremt at ejerforeningen i forbindelse med et eventuelt søgsmål mod foreningen skulle blive dømt til at betale for at omdanne lofterne til brandceller.

Skulle foreningen blive dømt til at betale, vil have meget store konsekvenser for foreningens økonomi. Det er tidligere blevet gennemgået at et mindre fælleslån vil tage en årrække år at afvikle, uden at det vil medføre stigning i fællesbidraget. (Bilag B).

En omkostning på  kr. 200.000 pr loftsrum, svarende til kr. 1.200.000 vil betyde, at foreningens økonomi vil blive låst i mange år fremover, samt at det forventligt også vil medføre en væsentlig stigning i fællesbidraget, da renter og afdrag skal betales ud af det løbende budget.

 

Det er muligt at kommende generalforsamlinger at tage stilling loftsrumme. Alle kan stille forslag til generalforsamlingen. Dette gælder selvfølgelig også vedr. loftsrum.

Det blev drøftet, hvem der har ansvaret for, at der ikke sker opbevaring på lofterne, så længe det ikke er brandceller. Det er 2. salsejerenes eget ansvar, at overholde bygningsregulativet - og at sikre at den fælles brandsikkerhed er i orden for såvidt angår oplag i loftsrummene.

 

Forslag 1: Plan for Brandsikring

 

Bestyrelsen ønsker Generalforsamlingens opbakning til og godkendelse af Plan for

brandsikring, herunder mandat til at anvende midler fra grundfonden til at

effektuere planen.

Se vedlagte Bilag A: Plan for brandsikring der viser de prioriterede tiltag for at

sikre ejendommens brandsikkerhed over de næste år.

Planen indeholder:

• En oversigt over, hvad der forventes at blive udbedret, og hvornår.
• De estimerede omkostninger for hvert tiltag.
• En prioritering, der sikrer en gennemførelse af projekterne, som er balanceret ift. foreningens likviditet.

 

Plan for udbedring af brandsikkerhed er udarbejdet med fokus på at adressere de punkter, som er vurderet gule eller røde jf. vedlagte brandrapport DBI 2023, samt vedlagte brandtekniske vurdering fra NORCA.

Der er tale om en foreløbig tidsplan samt estimerede priser 2024, baseret på tilbud fra A Ploug entreprenørfirma. Som konsekvens af at planen løber over flere år, er de forventede omkostninger behæftet med vis usikkerhed, da bestyrelsen ikke har konkrete tilbud på igangsættelse. Der vil derfor blive indhentet nye tilbud.

Bestyrelsen beder om mandat til at effektuere planen på vegne af foreningen, i den

rækkefølge som bestyrelsen finder mest formålstjenestelig.

Bestyrelsen vurderer, at for at brandsikkerheden kan højnes og planen kan effektueres så hurtigt som muligt, at det vil være nødvendigt for ejerforeningen at optage fælleslån. Forslaget indeholder de

rfor generalforsamlingens godkendelse af en låneramme på op til kr. 250.000. Lånet vil skulle optages i overensstemmelse med vedtægterne, og afviklingen skal ske på en måde, så det ikke medfører stigning i fællesbidraget. Se vedlagte likviditetsplan – bilag B.

Bestyrelsen vil indkalde til ekstraordinær generalforsamling for godkendelse af endelig finansiering, når lånetilbud er modtaget.

Planen er til drøftelse og vedtagelse på Generalforsamlingen.

Der ønskes ikke skriftlig afstemning fra de deltagende på generalforsamlingen.

Afstemning om forslag 1. Plan for Brandsikring

Antal (ud af 18)                                                             17 stemmer for, ingen stemmer imod, 1 stemmer blankt.

Fordelingstal (ud af 1000).
Fordelingstal stemmer for:                                            944,85.
Fordelingstal stemmer imod:                                         0
Fordelingstal stemmer blankt:                                       55,15

Forslaget er dermed vedtaget.

 

FORSLAG 2. Ændringsforslag til vedtægternes § 27.

Bestyrelsen har ifm. brandgennemgang modtaget to brandrapporter samt yderligere juridisk rådgivning for at få klarhed over, hvordan brandsikkerhedsreglerne påvirker vores ejendom, herunder hvordan dette påvirker opbevaring på lofterne. Gennem denne proces er det blevet tydeligt, at opbevaring i loftsrummene på 2. sal er i strid med Bygningsreglement 95 (BR 95), som er gældende for ejerforeningen, da loftsrummene ikke er udført som brandceller. Det betyder at den brugsret til loftsrummene, som 2. sals ejere har via vedtægterne, ikke kan udnyttes til opbevaring, uden dette medfører brandrisiko for ejerforeningen, samt bryder med bygningsreglementet.

Bestyrelsen har derfor den 30. januar 2025, for at efterleve bygningsreglementet, i en skrivelse til 2. sals ejere påbudt straks at ophøre med opbevaring i loftsrum. Bestyrelsen foreslår en præcisering af vedtægternes § 27., så vedtægterne bringes i overensstemmelse med gældende bygningsreglementet, samt sikrer at der ikke er uklarhed om, hvornår opbevaring må finde sted.

Forslaget indebærer at punkt 27.1 og 27.2 udgår og erstattes af vedtægter 27.a og 27.b, samt at 27.3 ændrer navn til 27.c og 27.4 ændrer navn til 27.d med justeret ordlyd.

 

Forslag til ændring af vedtægter § 27 – fremtidig vedtægt

1. 
   LOFTSRUM

27.a – Det er hver 2. sals ejerlejlighed forbudt at foretage oplag eller opbevaring af nogen art i loftsrum, umiddelbart overliggende den pågældende 2. sals ejerlejlighed, såfremt at loftrummet ikke er udført som brandcelle jf. BR 95.

27.b - Såfremt at et loftsrum umiddelbart overliggende en 2. sals ejerlejlighed er udført som brandcelle jf. BR 95, har ejeren af denne 2. sals ejerlejlighed en eksklusiv ret til at bruge loftsrummet til opbevaring. Loftsrummene må alene bruges til opbevaring. Jf. dog stk. 27 c.

27.c: Opbevaring må ikke ske på en sådan måde eller i et sådant omfang, at adgangen til ventilationsmotoren i loftsrummet hindres.

27.d: Enhver ejer af en 2. sals ejerlejlighed er forpligtet til at give bestyrelsen eller de af bestyrelsen udpegede håndværkere adgang til loftsrummet, når dette er påkrævet af hensyn til brandinspektion, reparationer, vedligeholdelse, forbedringer, herunder – men ikke begrænset til – yderligere isolering, mv.

 

Der blev spurgt til, hvorfor en vedtægtsændring er nødvendig, når der allerede er et påbud?

Svar: Det er nødvendigt fordi ejerne skifter over tid. Det påbud som er udstedt til de nuværende ejere, vil ikke være åbenlyst for nye ejere af 2.sals lejlighederne i forbindelse med salg. Der er et hensyn til kommende ejere om, at de skal vide hvad der er gældende, når lejligheden handles.

Vi har et ansvar for at sikre, at alle er bekendt med, hvad der er gældende, og det vil ikke være åbenlyst for fremtidige ejere, at opbevaring ikke er tilladt, så længe vedtægterne ikke laves om. Bestyrelsen anbefaler derfor at vedtægterne ændres, så der ikke kan opstå tvivl om, hvordan vi passer på brandsikkerheden i vores fælles ejendom.

Muligheden for, at der kan foretages opbevaring på lofterne i fremtiden besvares med de nye vedtægter. Opbevaring vil kræve at loftrummet er omdannet til en brandcelle.

 

Der ønskes ikke skriftlig afstemning fra de deltagende på generalforsamlingen. 

 

Afstemning om forslag 2. Ændringsforslag til vedtægternes § 27.

Antal (ud af 18):                                                           17 stemmer for, 1 stemmer imod, ingen stemmer blankt.

Fordelingstal (ud af 1000)
Fordelingstal stemmer for:                                            944,85.
Fordelingstal stemmer imod:                  55,15.
Fordelingstal stemmer blankt:                0

 

Forslaget er dermed vedtaget.

FORSLAG 3. Ændringsforslag til husorden – tilføjelse af nyt punkt

 

Bestyrelsen foreslår at tilføje krav vedrørende varmt arbejde til husordenen, som nyt

punkt (12.4), så det er tydeligt for ejere, at ejerforeningens bygningsforsikring TRYG har

opstillet retningslinjer til udførsel af varmt arbejde. Forslag til formulering understøtter

forsikringsselskabets krav og skal sikre, at alle er bevidste om deres ansvar og krav

sikkerhed.

Til orientering er forsikringsselskabets betingelser i bygningspolicen således:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Forslag til tilføjelse af punkt til husordenen der stiller krav ifm. varmt arbejde.

1. HUSORDEN
   
   

12.4. Varmt arbejde / Fremmede håndværkere

12.4. Varmt arbejde / Fremmede håndværkere   

a. Det er en betingelse, at varmt arbejde udføres efter gældende sikkerhedsforskrifter, herunder Brandteknisk Vejledning nr. 10, del 1, 2 og 3 udarbejdet af Dansk Brand- og sikringsteknisk Institut.

b. Det er en betingelse at der foreligger underskrevet tilladelsesblanket udarbejdet af Ejerforeningens forsikring, som kan findes på forsikringsselskabets hjemmeside. Blanketten skal være underskrevet af den ansvarlige virksomhedsleder, brandvagten og den udførende håndværker. Tilladelsesblanketten for varmt arbejde skal være underskrevet, inden varmt arbejde påbegyndes.

 

Der ønskes ikke skriftlig afstemning fra de deltagende på generalforsamlingen. 

Ændringsforslag til husorden – tilføjelse af nyt punkt
Antal (ud af 18)                                                             17 stemmer for, ingen stemmer imod, 1 stemmer blankt.

Fordelingstal (ud af 1000)
Fordelingstal stemmer for:                                            944,85.
Fordelingstal stemmer imod:                  0
Fordelingstal stemmer blankt:                55,15

Forslaget er dermed vedtaget.

11) Eventuelt

 

Der blev spurgt til, om bestyrelsen har overvejet at sætte solceller på taget?

I forbindelse med det nye energimærke, er solceller et forslag til at forbedre energimærket yderligere. Da foreningen lige nu, skal bruge midler til brandsikring, er det ikke noget bestyrelsen har set yderligere ind i. Solceller, vil kunne overvejes i fremtiden, når de andre planer er gennemført.

Generalforsamlingen takkede Maja og Ragnhild for det store arbejde i haven.

Generalforsamlingen roste bestyrelsen for det store arbejde.

 

 

 

 

 

 

 

Referatet er godkendt af:

 

 

Dirigent, Bjarne Skøtt Jensen                                        __________________________________ Dato: ________
                                                                                      

 

Formand, Sidse Klarlund Hogan                                   __________________________________ Dato: ________
                                          

 

Bestyrelsesmedlem, Anthon F. Tougaard                       __________________________________ Dato: ________
                                          

 

Bestyrelsesmedlem, Poul K .Thomsen   __________________________________ Dato: ________