Ordinær generalforsamling den 18. april 2024 

 Referat for den ordinære generalforsamling for Ejerforening Erik Ballings Vej 4, Valby, afholdt d. 18. april 2024 i Teater V cafeen ved Prøvehallen. 

Fremmødte: Der var fremmødte fra 16 lejligheder, 1 fuldmagt (4A st. tv). Der var afbud fra 4A, st. th. 

Dagsorden: 

1. Valg af dirigent

Tara Klarlund Hogan fra 4A, 1. TV blev enstemmigt valgt som dirigent.

Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen er lovligt indkaldt til afholdelse d. 18. april 2024, og at generalforsamlingen er beslutningsdygtig. 

2. Valg af referent

Peter Hviid fra 4A 2 TH blev enstemmigt valgt som referent.

3. Bestyrelsen aflæggelse af årsberetning for det seneste forløbne år v/ Formand Sidse Hogan Klarlund

Beretning 2023-2024 

Kære medlemmer af Ejerforeningen Erik Ballings Vej, 

Det har været et begivenhedsrigt år for vores forening, hvor bestyrelsen har arbejdet hårdt på flere fronter for at sikre trivslen og sikkerheden i vores fælles ejendom. Her er en opsummering af vores indsats: 

Foreningens 20-års jubilæum: 

Jeg vil gerne starte denne beretning med at reflektere over et særligt øjeblik i vores ejerforenings historie: fejringen af vores 20-års jubilæum. Den 1. oktober sidste år samledes vi alle til en festlig aften på Teater V, hvor vi fejrede vores forenings lange historie og fællesskab. Festudvalget, bestående af Peter V, Andreas og Bent, lagde en enorm indsats i at arrangere en uforglemmelig begivenhed, og deres arbejde resulterede i en aften fyldt med latter, god mad, fællessang og glædelige minder. Det var en positiv oplevelse for os alle, og det understregede endnu engang styrken i ejerforeningens fællesskab og sammenhold. 

Muren mod øst: Vores vedvarende bestræbelser på at forbedre muren mod øst har været et fast punkt på dagsordenen i en årrække. I løbet af året har vores murudvalg arbejdet tæt sammen med vores nye nabo for at finde den bedst mulige løsning for os alle. Efter grundige overvejelser og forhandlinger har vi nu sikret økonomisk opbakning fra naboen til opførelsen af en ny mur, hvilket vil give os en mere langsigtet og omkostningseffektiv løsning. Dette forslag vil blive præsenteret på generalforsamlingen under forslag til behandling. 

Brandteknisk gennemgang: I det forgangne år har vi dedikeret os til at optimere vores ejendoms brandsikkerhed ud fra de anbefalinger, vi har modtaget fra Dansk Brandteknisk Institut. Dette har inkluderet en grundig gennemgang af brandtekniske rapport fra 2022, for at identificere og adressere potentielle områder af bekymring. Arbejdet med at forbedre brandforholdene har i året inkluderet lukning af huller i brandmurene mellem opgangene og test af røglemmene med positive resultater. 

Bestyrelsen har fået udarbejdet en opdateret rapport for 2023, og fortsætter dialogen med brandeksperter for at sikre, at vores ejendom er i overensstemmelse med de seneste sikkerhedsstandarder. Selvom vi har gjort fremskridt, er vores arbejde med brandsikkerhed en kontinuerlig proces. Bestyrelsen forbliver engagerede i at overvåge og forbedre vores brandsikringsforanstaltninger for at sikre et trygt og sikkert miljø for hele ejendommen. Når bestyrelsen har haft lejlighed til at lægge en plan for de fortsatte arbejder om brandsikkerhed, er det er bestyrelsens hensigt at indkalde til et informationsmøde, hvor foreningen kan gennemgå brandrapporten og tage stilling til og prioritere brandsikringsopgaverne i de kommende år. 

Parkeringsforhold: I løbet af året er vores parkeringsudbyder CityParkering blevet opkøbt af Q-Park. På trods af skiftet til Q-Park, forbliver betingelserne for vores forenings betalingsaftale uændrede. Bestyrelsen har iværksat en dialog med den nye udbyder for at udforske mulighederne for eventuel genforhandling af aftalen det kommende år, med det formål at sikre de mest fordelagtige vilkår for ejerforeningen. 

Fibernet: Bestyrelsen har fulgt op på TDC vedrørende fibernetinstallationen. Desværre har det været udfordrende at få et klart svar fra TDC angående en specifik dato for tilslutning til fibernettet. Desuden er det værd at bemærke, at ikke alle lejligheder har udtrykt ønske om tilslutning til fibernetforbindelsen. Trods disse udfordringer arbejder bestyrelsen aktivt på at sikre afslutningen af arbejdet, således at alle beboere kan få glæde af en forbedret internetforbindelse så snart som muligt. Bestyrelsen vil løbende informere ejerne via opslag i opgangene, så snart vi har mere information. 

Vicevært: Vi har fulgt op på Generalforsamlingens ønske om, at opnå en god og effektiv viceværtsordning. Bestyrelsen har derfor i årets løb haft en givende dialog med vores vicevært angående udførelsen og hyppigheden af opgaverne. Efter en grundig undersøgelse af alternative ejendomsserviceudbydere, har vi bekræftet, at vores nuværende løsning stadig repræsenterer den mest omkostningseffektive mulighed. Endvidere har dialogen resulteret i en forbedret udførelse af opgaverne fra viceværtens side. 

Faldstammer: Vi har stået over for udfordringer med overløb fra fyldte faldstammer i stuelejlighederne i opgang 4C, der på grund af deres placering er særligt udsatte for tilstopning. Bestyrelsen har derfor været i dialog med ejerne af de berørte lejligheder og har besluttet at dække omkostningerne til spuling af faldstammerne i foreningsåret. Derudover er det aftalt, at spuling af faldstammerne vil blive en fast del af den løbende vedligeholdelse fremover for at forhindre yderligere overløb og sikre et velfungerende afløbssystem. 

Øvrige aktiviteter: 

- Bestyrelsen vil gerne takke vores dedikerede uofficielle haveudvalg Maja og Ragnhild for deres fremragende indsats med at pleje og vedligeholde vores fælles haveområde. Deres arbejde har været afgørende for at skabe et smukt og indbydende udendørs miljø, som vi alle kan nyde og drage glæde af. Deres engagement og dedikation bidrager til at gøre vores ejendom til et endnu bedre sted at bo. 

- Foreningen er blevet tilbudt at byde ind på en af de ledige supplantposter til Valby Lokaludvalg, og Bestyrelsen har indstillet Bent Frisk. Formålet med supplantposten er, gennem kendskab til udvalgets arbejde, at kunne orientere Bestyrelsen om emner og beslutninger i Lokaludvalget af interesse for Ejerforeningen. 

Jeg vil gerne udtrykke min dybfølte taknemmelighed over for alle medlemmer af bestyrelsen og suppleanterne for deres dedikation og bidrag i løbet af året. Der har været mange udfordrende opgaver og givende drøftelser, og jeg værdsætter hver en indsats. 

Specielt vil jeg gerne fremhæve Andreas for hans langvarige engagement og dedikation i bestyrelsen. Din ihærdighed og bidrag har været uvurderlig. Og til Peter Hviid, tak for dit engagement både som suppleant og nu som bestyrelsesmedlem. Din indsats har været værdsat. 

Som Formand er det dog også min pligt at minde Generalforsamlingen om vigtigheden af at opretholde en fuldt besat bestyrelse ifølge vores vedtægter. Vi har I år brug for minimum to bestyrelsesmedlemmer for at opfylde disse krav og for at sikre en robust og repræsentativ ledelse af vores forening. 

At være en del af bestyrelsen handler om at tage ansvar for vores fælles hjem og arbejde for fællesskabets bedste. Jeg opfordrer alle interesserede medlemmer til at overveje at stille op til bestyrelsen og bidrage til vores fælles mål. Det er en givende og meningsfuld måde at engagere sig i vores ejendoms fremtid på. 

Tak for jeres opmærksomhed. 

Formand, Sidse Klarlund Hogan 

Et kort spørgsmål vedrørende de permanent parkeringskort blev besvaret af Peter Væver, inden beretningen blev enstemmigt godkendt. 

4. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsregnskab 2023 (1. januar – 31. december 2022) og status med påtegning af revisor v/ administrator Peter Væver

Peter Væver gennemgik årsregnskabet for 2023, herunder noter til regnskabet.  

Regnskabet er påtegnet af revisor uden bemærkninger. 

Note 1 ”Mellemregning medlemmerne”: Mellemregningen er blevet udlignet via overførsel fra grundfonden. Fremadrettet har vi nu et mere gennemsigtigt regnskab. 

Note 2 ”Udvendig vedligeholdelse”: El-ladestandere og brandsikring bidrager til det forhøjede forbrug i forhold til 2022. 

Note 3 ”Forsikringer”: Forsikringerne er steget i forhold til sidste regnskabsår. 

Note 4 ”Forbrugsafgifter”: El-forbrug mindre i 2023, men renovationsudgifterne stiger markant. 

Note 5 ”Renholdelse”: lavere udgifter i 2023 i forhold til 2022, bl.a. mindre forbrug på hækkeklipning (2022 havde en ekstra ”klipning”). 

Note 6”Administrationsomkostninger”: Jubilæumsfesten i 2023 bidrager til at omkostninger er større i 2023. 

Note 8” Hensættelse til Grundfond: Udligning af beboer mellemregningerne fra det tidligere altanlån og grundet de større projekter i året til brandsikring og elladestandere gør at grundfonden falder. 

Der var ingen spørgsmål til regnskabet for 2023, som blev enstemmigt godkendt

5. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår 2024 v/ administrator Peter Væver

Formanden forklarede, at fællesudgifterne har ikke været forhøjet i over 10 år. 

Bestyrelsen anbefaler en stigning, da foreningens løbende overskud blevet mindre gennem årene grundet den generelle stigning i de løbende udgifter. Forhøjelsen til af fællesbidraget og bidrag til grundfonden, er nødvendig og anbefales for at sikre at ejerforeningen har råderum til den fremtidige løbende vedligeholdelse, samt øvrige projekter, som fx brandsikring.  

Bestyrelsen forslår en 10% stigning i fællesudgifterne. 

Spørgsmål: der var ingen spørgsmål 

Budget 2024 blev enstemmigt godkendt 

6. Valg af medlemmer til bestyrelsen.

Formanden er ikke på valg i år, da formanden blev valgt for en 2-årig periode på generalforsamlingen i 2023. 

• Peter Væver blev genvalgt. 
• Bent P. blev valgt som nyt medlem.
  

7. Valg af suppleanter til bestyrelsen

• Bent F. forsætter som suppleant
• Kira blev valgt suppleant.
  Det blev besluttet at Bent er 1. suppleant og Kira er 2. suppleant. 
  

8. Valg af revisor

Revisor René Frimand blev enstemmigt genvalgt som revisor.  

9. Valg af administrator

Peter Væver blev enstemmigt genvalgt som administrator 

10. Behandling af indkomne forslag

Forslag A: Nedrivning af eksisterende mur samt opførsel af ny mur inkl. nyt fundament 

”E/F Erik Ballings Vej har i mange på hinanden følgende år arbejdet på en løsning, for at få repareret muren ved skraldeskuret. E/F fik sidste år en ny nabo, som bestyrelsen har været i dialog med siden hans indflytning. Muren er nødvendig, idet den har en brandhæmmende funktion mellem E/F og naboen. Det er et krav at der er tale om en mur, idet både ejerforeningens bygning, samt naboens garage er godkendt med krav om, at der findes en mur til brandhæmning mellem vores bebyggelser. 

Bestyrelsen har undersøgt en reparations holdbarhed via dialog med byggerådgiver og murere, samt pba. ejerforeningens tidligere erfaring med renovering af det gamle murværk. Det er vanskeligt at få håndværkere til at garantere for, hvor længe en renovering vil holde. Reparationernes holdbarhed er derfor usikker. Håndværkernes estimat er maximalt 5-10 år. 

Det skyldes, at muren er bygget efter meget gamle metoder, hvor muren er bygget direkte på jorden. Dette betyder, at fugt kan trænge op nedefra, og skaber frostsprængningerne i murværket over tid. 

Nærværende forslag stilles, idet bestyrelsen har modtaget tilbud på etablering af en ny mur inkl. et nyt fundament på prismæssigt samme niveau, som E/F tidligere har vedtaget at reparere muren for. 

Det er derfor bestyrelsens opfattelse, at det vil være en langt mere holdbar løsning at nedrive den eksisterende mur og etablere en ny mur, bygget på et fundament, som ikke tillader fugt at trænge ind i murværket direkte fra jorden. 

Ved at etablere en ny mur, vil vi dermed sikre, at murens vedligeholdelsesudgifter vil holdes på et mere rimeligt niveau, idet reparationer ikke vil skulle foretages med samme frekvens. 

Bestyrelsen foreslår og anbefaler derfor, at tidl. beslutning om reparation bortfalder, for i stedet at opføre en helt ny mur inkl. nyt fundament. Krav til dette er, at naboen skal bidrage med en procentdel af udgifterne. 

Bestyrelsen beder om Generalforsamlingens accept til at acceptere byggetilbud inkl. byggerådgivning på i alt kr. 400.000 inkl. moms. hvoraf nabo skal betale en del. 

Bestyrelsen foreslår at lade muren finansiere ved delvis udbetaling fra grundfonden, og resterende lånoptagelse over 3-5 år. Løbetiden på lånet vil fastsættes således, at E/F forsat vil have økonomi til at kunne lave andre projekter i perioden. 

Finansiering vil skulle godkendes på ekstraordinær GF. 

Såfremt at der stemmes nej til forslag A, ønsker bestyrelsen generalforsamlingens afklaring på tidl. godkendelse fra 2022, og stiller forsalg B. 

Forslag B: Opgivelse af tidl. beslutning om renovering af muren 

I 2022 blev besluttet at renovere muren, med krav om naboens bidrag til reparation. 

Bestyrelsen foreslår og anbefaler at tidligere vedtagne forsalg fra april 2022 om renovering af muren bortfalder, idet at det ikke vurderes rentabelt alene at reparere på eksisterende murværk”. 

Formanden orienterede om den dialog, som har været ført med vores nabo, Nicolaj. Han er interesseret i, at der etableres en ny mur. Vi har nu fået på skrift fået tilsagn fra ham om, at han gerne bidrager med 20% af omkostningerne til at etablere en ny mur, dog maximalt 80.000 Kr.  

Der blev afholdt skriftlig afstemning om forslag A, da der kræves 2/3 flertal.  

Stemmerne var således:  

Vi har 17 lejligheder repræsenterede med et samlet fordelingstal (ud af 1000) på  941,85 

Stemmer for 16 lejligheder med fordelingstal  889,09 

Stemmer imod 1 lejlighed med fordelingstal  52,76 

Forslaget krævede 2/3 dels flertal og derfor er forslag A vedtaget. 

Bestyrelsen frafalder forslag B, da forslag A er vedtaget. 

11. Eventuelt.

Dart og bålfad: formanden orienterede om, at der er indkøbt en dartskive til kælderen, som frit kan benyttes. Desuden, er der indkøbt et bålfad til haven. Det skal dog undersøges, om et bålfad må bruges i vores have, da der evt. kan være røggener i forbindelse med brug og brandsikringsregler som skal overholdes. 

Havefest: Der blev spurgt om der arrangeres en havefest i år. Bestyrelsen har ikke tid til at drive sociale arrangementer, grundet de meget tidkrævende aktiviteter med muren og brandsikringen. Formanden håber, at der er forståelse for det og opfordrede til at beboerne selv eller i små grupper tog initiativ til afholdelse af sociale arrangementer i haven. 

Håndværkerliste: Der blev spurgt om der kan etableres en håndværkerliste, så man kan se de håndværkere, som vores ejerforening typisk benytter, eller andre håndværkere som har være brugt med succes af beboerne. Peter Væver vil lave en liste over de håndværkere, som foreningen bruger og offentliggøre listen.  

Bestyrelsesmøder: det er faldet i god jord at bestyrelses-møderækken er offentliggjort, så det vil bestyrelsen fortsætte med.    

Kunst: Bent P. har været så venlig at doner kunst til ophængning i opgangene. 4 værker er doneret og det er ejerforeningen meget glad for. Det ser rigtigt godt ud. 

Dræn: Der blev drøftet forskellige mulige tiltag for at undgå oversvømmelse i haven.  

Revner i kælderen: der er trængt vand ind i kælderen, som har medført, at der er opstået revner i gulvet i kælderen. Vand-indtrængningen skyldes at vores kælderpumpe er stået af. Bestyrelsen vil prøve at få pumpen til at køre igen, ved at få fjerne møg/slam fra den. Kim’s Kloak Service vil gøre dette forsøg dagen efter generalforsamlingen (d. 19.  april 2024)  

Den hvide låge: den hvide låge mod skraldeskuret, kan ikke lukke ordentligt, og larmer når man prøver på at lukke/smække den. Kan den repareres, så den kan lukke normal igen? Lågen tages dog ned, når den nye mur etableres, så måske løses problemet, i forbindelse med mur arbejdet? 

Brandsikring: Der blev spurgt til hvad planen var for brandinitiativerne. Bestyrelsen er ved at lægge en plan for arbejderne, som vil blive fremlagt på et informationsmøde, når den er klar.  

Ekstra gelænder: i tilfældet af at elevatorerne ikke virker, blev der spurgt ind til om der kunne etableres et støttegelænder, så gangbesværede har mulig for at komme ud af ejendommen. Bestyrelse vil tale med beboeren, som rejste spørgsmålet. 

Referent 

Peter Hviid, Erik Ballings Vej, 4A, 2th.